El derecho a la información de los sindicatos y el derecho a la intimidad de los trabajadores

Frecuentemente, los representantes de los trabajadores solicitan información a la empresa y/o la administración pública que contiene datos personales de los empleados. En esta entrada trataremos la cuestión desde dos puntos de vista: de un lado, el derecho que ostentan los representantes de los trabajadores a estar informados; y, de otro lado, el derecho a la intimidad de la personas que ha de preservarse para no vulnerar lo previsto en la normativa de protección de datos.

En concreto,  nos interesa en esta entrada la petición que hacen los sindicatos relativa a la obtención de la copia básica de los contratos que se realizan porque, como es sabido, los contratos contiene datos de los trabajadores que tienen que ver con su intimidad. El art. 64 ET es el precepto en el que se amparan los representantes sindicales para solicitar tal documentación. Se trata de un extenso precepto legal que, entre otras cuestiones, recoge el derecho a recibir copia en los siguientes términos:

«(…) 4. El comité de empresa, con la periodicidad que proceda en cada caso, tendrá derecho a:

1. a) Conocer el balance, la cuenta de resultados, la memoria y, en el caso de que la empresa revista la forma de sociedad por acciones o participaciones, los demás documentos que se den a conocer a los socios, y en las mismas condiciones que a estos.
2. b) Conocer los modelos de contrato de trabajo escrito que se utilicen en la empresa así como los documentos relativos a la terminación de la relación laboral.
3. c) Ser informado de todas las sanciones impuestas por faltas muy graves.

Asimismo, el comité de empresa tendrá derecho a recibir la copia básica de los contratos así como la notificación de las prórrogas y de las denuncias correspondientes a los mismos en el plazo de diez días siguientes a que tuvieran lugar. (…)» [El subrayado es propio]

Como vemos, expresamente indica el ET el derecho que ostentan los representantes sindicales de tener una copia de los contratos que se formalicen. Esto guarda relación y es coherente con lo previsto en el apartado 7 del mismo art. 64 que recoge las competencias del comité de empresa que tienen que ver con la labor atribuida legalmente a los sindicatos de vigilancia y control. Así, literalmente, el apartado dice lo siguiente:

«(…) 7. El comité de empresa tendrá también las siguientes competencias:

1. a) Ejercer una labor:

1.º De vigilancia en el cumplimiento de las normas vigentes en materia laboral, de seguridad social y de empleo, así como del resto de los pactos, condiciones y usos de empresa en vigor, formulando, en su caso, las acciones legales oportunas ante el empresario y los organismos o tribunales competentes.

2.º De vigilancia y control de las condiciones de seguridad y salud en el desarrollo del trabajo en la empresa, con las particularidades previstas en este orden por el artículo 19.

3.º De vigilancia del respeto y aplicación del principio de igualdad de trato y de oportunidades entre mujeres y hombres.

b) Participar, como se determine por convenio colectivo, en la gestión de obras sociales establecidas en la empresa en beneficio de los trabajadores o de sus familiares.

c) Colaborar con la dirección de la empresa para conseguir el establecimiento de cuantas medidas procuren el mantenimiento y el incremento de la productividad, así como la sostenibilidad ambiental de la empresa, si así está pactado en los convenios colectivos.

d) Colaborar con la dirección de la empresa en el establecimiento y puesta en marcha de medidas de conciliación.

e) Informar a sus representados en todos los temas y cuestiones señalados en este artículo en cuanto directa o indirectamente tengan o puedan tener repercusión en las relaciones laborales. (…)» [El subrayado es propio]

Y es que, como ha declarado de una forma reiterada el Tribunal Constitucional, el derecho a la libertad sindical, recogido en el art. 28.1 CE, comprende, junto a facetas puramente organizativas, también el derecho de los grupos sindicales a desplegar su actividad específica, esto es, el derecho a que los sindicatos realicen las funciones que de ellos es dable esperar, de acuerdo con el carácter democrático del Estado y con las coordinadas que a esta institución hay que reconocer (por todas, STC núm. 75/1992, de 14 de mayo). En este sentido, se encuentra dentro de sus facultades el derecho de información en tanto que guarda relación directa con la obligación que los representantes sindicales tienen respecto de los trabajadores a quienes representan. Así, éstos no sólo gozan del derecho a recibir información del empresario acerca de las cuestiones previstas en el art. 64 ET sino que también pesa sobre ellos el deber de mantener informados a sus representados. Y ello en tanto que ese flujo de información es el fundamento de la participación, permite el ejercicio cabal de una acción sindical, propicia el desarrollo de la democracia y del pluralismo sindical y, en definitiva, constituye un elemento esencial del derecho fundamental a la libertad sindical (SSTC núm. 94/1995, de 19 de junio y 168/1996, de 29 de octubre, entre otras muchas).

Asimismo, tenemos que traer a colación el art. 10.3 LOLS que establece idénticos derechos, a los efectos que nos ocupan en este informe, a los delegados sindicales y al comité de empresa:

«(…) 3. Los delegados sindicales, en el supuesto de que no formen parte del comité de empresa, tendrán las mismas garantías que las establecidas legalmente para los miembros de los comités de empresa o de los órganos de representación que se establezcan en las Administraciones Públicas, así como los siguientes derechos a salvo de lo que se pudiera establecer por convenio colectivo:

1º. Tener acceso a la misma información y documentación que la empresa ponga a disposición del comité de empresa, estando obligados los delegados sindicales a guardar sigilo profesional en aquellas materias en las que legalmente proceda.

2º. Asistir a las reuniones de los comités de empresa y de los órganos internos de la empresa en materia de seguridad e higiene o de los órganos de representación que se establezcan en las Administraciones Públicas, con voz pero sin voto.

3º. Ser oídos por la empresa previamente a la adopción de medidas de carácter colectivo que afecten a los trabajadores en general y a los afiliados a su sindicato en particular, y especialmente en los despidos y sanciones de éstos últimos. (…)» [El subrayado es propio]

Como vemos, es irrelevante a los efectos del acceso a la información el hecho de que los delegados sindicales formen parte o no del comité de empresa.

En igual sentido, tenemos que traer a colación el art. 8.4. ET que dispone que el empresario entregará a la representación legal de los trabajadores una copia básica de todos los contratos que deban celebrarse por escrito, a excepción de los contratos de relación laboral especial de alta dirección sobre los que se establece el deber de notificación a la representación legal de los trabajadores. No obstante, matiza que con el fin de comprobar la adecuación del contenido del contrato a la legalidad vigente, esta copia básica contendrá todos los datos del contrato a excepción del número del documento nacional de identidad o del número de identidad de extranjero, el domicilio, el estado civil, y cualquier otro que, de acuerdo con la Ley Orgánica 1/1982, de 5 de mayo, de protección civil del derecho al honor, a la intimidad personal y familiar y a la propia imagen, pudiera afectar a la intimidad personal. El tratamiento de la información facilitada estará sometido a los principios y garantías previstos en la normativa aplicable en materia de protección de datos [El subrayado es propio].

Es decir, la duda que suscita facilitar tal documentación tiene que ver con el contenido de la LOPD que protege especialmente determinados datos de carácter personal de los empleados y guarda relación directa con lo previsto en la LO 1/1982 citada. Al respecto, tenemos que acudir al art. 11 LOPD que se ocupa de regular la comunicación de datos, que es lo que nos ocupa en esta entrada. Es cierto que el primer apartado de este precepto recoge el principio general de la necesidad de recabar el consentimiento del interesado cuando se vayan a comunicar a un tercero:

«Art. 11.1. Los datos de carácter personal objeto del tratamiento sólo podrán ser comunicados a un tercero para el cumplimiento de fines directamente relacionados con las funciones legítimas del cedente y del cesionario con el previo consentimiento del interesado» [El subrayado es propio]

Sin embargo, el art. 11.2 LOPD matiza lo anterior y establece una serie de casos en los que no es preciso el consentimiento del interesado. Expresamente, el apartado a) señala que no será preciso en consentimiento cuando la actuación esté autorizada por la Ley.

« Art. 11.2. El consentimiento exigido en el apartado anterior no será preciso:

1. a)Cuando la cesión está autorizada en una ley. (…)»

En el caso que nos ocupa, el art. 64 ET y el art. 10 LOLS amparan la actuación que piden los representantes sindicales, es decir, da sustento legal a que por parte de la empresa se faciliten los contratos solicitados. Siendo esto así, no existe vulneración del derecho a la intimidad personal de los empleados sino que se está dando cumplimiento a lo que establecen la normativa laboral y sindical. Ahora bien, no se puede perder de vista que lo que subyace en este asunto es facilitar la labor que han de ejercer los sindicatos de control y vigilancia, de suerte que ha de respetarse el hecho de no facilitar los datos que son de carácter personal y además resultan irrelevantes para esa función de control en materia de contratación (estado civil, documento de identificación y domicilio personal, por ejemplo).

La misma conclusión alcanzamos si nos atenemos a lo que dispone el EBEP en sus arts. 39 y 40, que igualmente contienen el deber de los sindicatos de vigilar el cumplimiento de las normas vigentes en materia de condiciones de trabajo, prevención de riesgos laborales, seguridad social y empleo y, ejercer, en su caso, las acciones legales oportunas ante los organismos competentes. Ahora bien, sobre esto, la Agencia Española de Protección de Datos (en adelante, AEPD) tiene declarado que la función de vigilancia y control puede llevarse a adecuado desarrollo sin necesidad de proceder a una cesión masiva de los datos referentes al personal que presta sus servicios en el órgano o dependencia correspondiente. Sólo en el supuesto en que la vigilancia o control se refieran a un sujeto concreto, que haya planteado la correspondiente queja ante la Junta de Personal, será posible la cesión del dato específico de dicha persona (Informe Jurídico 0437/2008). No obstante, debe tenerse en cuenta que hay determinados datos singularizados que sí pueden cederse sin consentimiento por existir una habilitación legal expresa. Así, tenemos el caso de la relación de puestos de trabajo (véase apartado IV del informe citado).

En este mismo informe se indica que la función de control quedará plenamente satisfecha (…) mediante la cesión a la Junta de Personal de información debidamente disociada, según el procedimiento definido en el artículo 3 f) (…), que permita a aquélla conocer las circunstancias cuya vigilancia le ha sido encomendada sin referenciar la información en un sujeto concreto (…) En caso contrario, deberá recabarse el consentimiento de los interesados. Pero hay que llevar cuidado con esta actuación porque, en determinados supuestos puede suponer la vulneración del derecho a la información que ostentan los representantes sindicales. Y ello porque impide al sindicato ejercer la facultad de control que legalmente tiene atribuida. En este sentido es pacífica la jurisprudencia de los Tribunales que así lo ha declarado. Traemos a colación la sentencia dictada por la Sala de lo Social del TSJ de Madrid, con fecha 4 de noviembre de 2011, en un caso en el que el Servicio Madrileño de Salud no había entregado a los delegados sindicales la información en debida forma. En concreto, se trata de un caso en el que la administración había entregado un listado con datos disociados de los empleados en lugar de la copia básica de los contratos suscritos.

«(…) DECIMOSEXTO Teniendo en cuenta cuanto antecede, a lo que se añade que hasta junio de 2.009 la Dirección Gerencia del Hospital Universitario de La Princesa, Area 2 de Atención Especializada del SERMAS, vino proporcionando sin el menor reparo, ni dificultad, a la Sección Sindical de la FSP-UGT la documentación que desde el mes siguiente le niega, es decir, la copia básica de los nombramientos del personal estatutario de carácter temporal, lo que dejó de hacer con ocasión de un cambio habido en esa unidad directiva, pasando a entregarle solamente unos listados con datos disociados que, no obstante lo establecido en el artículo 33.1 del  Estatuto Marco del personal estatutario de los Servicios de Salud  (RCL 2003, 2934) , no permite el pertinente control sindical de tales nombramientos temporales, y siendo así, además, que facilitar dichos documentos no puede entenderse lesivo del derecho fundamental a la intimidad del personal contratado bajo este régimen jurídico, no se observa razón alguna para reputar de errónea la conclusión que en este punto alcanzó la Magistrada de instancia en su sentencia, máxime a la luz de lo dispuesto en la  Directiva 2.002/14/ CE, de 11 de marzo (…)

DECIMOSEPTIMO Cabe, en suma, afirmar que la tendencia legal, en armonía con el derecho derivado de la Unión Europea, no es otra que la potenciación de los derechos de información y consulta de los representantes legales de los trabajadores y, en atención al artículo 10.3 de la  Ley Orgánica de Libertad Sindical  (RCL 1985, 1980)  , de los representantes sindicales y, por tanto, de los Sindicatos a quienes estos últimos representan en el seno de las empresas.(…)» [El subrayado es propio]

A mayor abundamiento, traemos también a colación, por resultar muy clarificadora la Sentencia que dictó el Pleno del Tribunal Constitucional con ocasión de la impugnación que realizaron 88 senadores en su día con ocasión de la aprobación de la Ley 2/1991, de 7 de enero, sobre derechos de información de los representantes de los trabajadores en materia de contratación (hoy ya derogada). Se trata de la STC núm. 142/1993, de 22 de abril, que terminó fallando a favor de la norma y declarando la constitucionalidad de la norma y declarando ser conforme a la Constitución facilitar los contratos de trabajo a los representantes sindicales en los términos en que lo establecía la referida ley. Se impugnaba la supuesta vulneración que realizaba la norma del art. 18.1 CE porque autorizaba a los representantes a ciertos datos contenidos en los contratos y que tenían que ver con la vida privada del trabajador:

«(…) 6. El núcleo central del presente recurso está constituido por la impugnación del art. 1.1 de la Ley 2/1991 por ser contrario al derecho a la intimidad personal y familiar consagrado en el art. 18.1 CE, y ello en la medida en que autoriza que los representantes legales accedan a ciertos datos establecidos en estos contratos de trabajo afectados por la disposición impugnada que han de reputarse pertenecientes a la esfera íntima de los trabajadores, que incluiría también los aspectos económicos de la vida privada del trabajador, y ello sin justificación suficiente o sin respetar el principio de proporcionalidad. Los recurrentes basan su impugnación exclusivamente en la lesión del derecho a la intimidad del trabajador, parte en el contrato, cuya «copia básica» ha de entregarse a los representantes legales del personal. No cuestionan la legitimidad constitucional de la finalidad perseguida por la Ley, que se deduce de su Exposición de Motivos y de su articulado, evitar el fraude y los abusos en la relación laboral y asegurar la adecuación del contenido del contrato a la legalidad vigente. Tampoco cuestionan que el establecimiento de un deber de información sea una medida adecuada para conseguir esa finalidad, pero la consideran desproporcionada por entender que para alcanzar tal finalidad existirían otros medios más respetuosos de la intimidad del trabajador. De acuerdo a ese planteamiento, hemos de examinar si el art. 11 de la Ley 2/1991, y en función de los datos contenidos en la llamada «copia básica», desconoce el derecho a la intimidad personal y familiar del trabajador que reconoce el art. 18.1 CE.

Teniendo claro el estado de la cuestión, el Tribunal Constitucional hace hincapié en la excepción que contenía el art. 1.1 Ley 2/1991 y que hoy aun recoge el art. 8.4 ET:

«(…) Del segundo párrafo del art. 1.1 de la Ley 2/1991 se deduce que la «copia básica» de los contratos afectados ha de contener, en principio, «todos los datos del contrato». Se establecen, sin embargo, dos tipos de excepciones. De un lado se excluyen expresamente «el número del documento nacional de identidad, el domicilio y el estado civil» y, de otra parte, cualquier otro dato «que, de acuerdo con la Ley Orgánica 1/1982, de 5 de mayo, pudiera afectar a la intimidad», lo que incluye desde luego la divulgación de hechos relativos de la vida privada de una persona o familia conocido a través de la actividad profesional u oficial de quien los revela (art. 7.4 LO 1/1982). La tacha de inconstitucionalidad se construye, pues, sobre los datos no excluidos de esa llamada «copia básica», en que pueden encontrarse datos que pertenecen a la esfera de intimidad de los trabajadores. De este modo, aunque el precepto impugnado aluda a la Ley Orgánica 1/1982 como límite del deber de información empresarial, ello para los recurrentes sería insuficiente, en la medida en que el derecho a la intimidad del art. 18.1 CE comprende también el derecho a la intimidad en materia económica, que no se encuentra contemplada en la Ley Orgánica 1/1982. (…)» [El subrayado es propio]

Es decir, la discusión se centraba en el ámbito económico y si puede o no entenderse dentro de la esfera privada la retribución del trabajador. En este sentido, el Tribunal Constitucional es claro y concluyó que no. Lo argumentó de la siguiente forma:

«(…) Las retribuciones que el trabajador obtiene de su trabajo no pueden en principio desgajarse de la esfera de las relaciones sociales y profesionales que el trabajador desarrolla fuera de su ámbito personal e íntimo, para introducirse en este último , y hay que descartar que el conocimiento de la retribución percibida permita reconstruir la vida íntima de los trabajadores. Al margen de que la Ley 2/1991 se limita a imponer la obligación de incluir en la «copia básica» la retribución pactada en un único momento de la relación laboral -el de su inicio, pues las sucesivas modificaciones sólo son objeto de notificación (1.2 Ley 2/1991)-, lo cierto es que el acceso a la información relativa a la retribución no permite en modo alguno la reconstrucción de datos del trabajador incluidos en la esfera de su intimidad. En este sentido, no puede olvidarse que, por sí solo, el dato de la cuantía retributiva, aparte de indicar la potencialidad de gasto del trabajador, nada permite deducir respecto a las actividades que, sólo o en compañía de su familia, pueda desarrollar en su tiempo libre. No es ocioso recordar que aún antes de la Ley 2/1991 los salarios percibidos eran ya accesibles al conocimiento de los representantes de los trabajadores, en cuanto tales salarios sirven de base de cotización a la Seguridad Social, y dichos representantes pueden conocer y comprobar los correspondientes documentos de cotización [art. 87.3, Orden de 23 de octubre de 1986 ( RCL 1986\3324 y RCL 1987\531), y art. 95.3, Orden de 8 de abril de 1992 ( RCL 1992\903)]. (…)» [El subrayado es propio]

En definitiva, lo que el, el ET y la LOSL establecen es una obligación para los sindicatos de controlar la contratación de las empresas y para ello es necesario que ésta facilite la copia básica de los contratos formalizados. Así, la retribución no podrá ser tenida en cuenta como un dato de carácter personal que deba omitirse en tanto que sin él no puede realizarse en debida forma la función de vigilancia y control. Sin embargo, el documento nacional de identidad o el domicilio personal son datos que pueden y deben omitirse –a menos que se disponga de la autorización expresa del empleado- en tanto que no resulta relevantes para esa labor sindical.

Es muy posible que en algún caso concreto exista un conflicto entre el derecho a la intimidad de los trabajadores y el derecho a la libertad sindical de los representantes de los trabajadores porque no se trate de datos tan claros como el domicilio personal o el estado civil, que expresamente están indicados en el ET. Por ello, hay que significar que es importante, cuando no se trate de esos supuestos, de estar al caso concreto y realizar una ponderación razonable y proporcionada del conflicto de intereses que pueda surgir. Al respecto, traemos a colación tres informes de la AEPD que pueden ser de utilidad para determinadas cuestiones, si bien hay que ponderar lo que establece la Agencia con lo que finalmente fallan los Tribunales (informe 0196/2010, relativo a los cuadrantes de trabajo en una administración local; informe 0009/2010, relativo a los datos sobre las bajas; e informe 000437/2008, relativo a la comunicación de datos de los contratos).